iThink.pl - dziennikarstwo i publicystyka

Tak. Masz rację. Chodzi o CZAS. Samochód, pieniądze, nawet miłość możesz stracić, a później odzyskać - ale czasu już nie. W tym artykule dowiesz się, jak znacznie lepiej się organizować i działać efektywniej.

Czy wiesz, że ponad 80% czasu na ogół wykorzystujemy mało efektywnie, słowem: marnujemy? Jak mówi sławna zasada Parta, 80% wyników pochodzi tylko z 20% Twojej włożonej pracy. W takim razie, co wydaje się być kluczem do olśniewającego sukcesu i ciągłego stawania się lepszym?

Czy to chodzi o Twój biznes, karierę czy naukę: sprawdź, co działa i rób tego WIĘCEJ. Jakie proste, prawda? Pozwolisz, że jeszcze raz powtórzę: sprawdzaj, co działa i rób tego więcej. Zanim jednak dogłębnie zrozumiesz tę zasadę, której umiejętne wykorzystanie może przenieść Twoje życie na całkowicie inny, wyższy poziom, czytaj dalej.

Co zrobić, by ukierunkować swoje działania? By nie szły na marne, ale przynosiły obfite plony? A teraz to, co być może już znasz z różnych treningów motywacyjnych, lecz pewnie jeszcze nie wykorzystujesz tego w skutecznym zarządzaniu czasem.

Cel

Kiedy wiesz, co chcesz osiągnąć dzisiaj, za miesiąc, za rok, to znacznie łatwiej ustalić Ci, za co się zabierać, a za co nie. Załóżmy: chcę zostać mówcą motywacyjnym. Co zrobisz w takim wypadku? Prawdopodobnie mniej się skupisz na pracy mechanika samochodowego, informatyka, a bardziej na mówieniu. Ustawiasz Sobie taki filtr, który pokazuje, co Cię prowadzi do celu, a co nie.

Zrezygnuj z czegoś i wykorzystaj ten sam czas inaczej

Możesz spać o godzinę krócej i mieć dodatkowe 60 minut na calutki dzień, ale czy tak to działa? Czy to najlepszy sposób?

Jeśli teraz przez 11 godzin dziennie leżysz Sobie nieruchomo w łóżku, to postąp jak w poprzednim zdaniu. Natomiast zbytnie skracanie snu negatywnie odbije się na całym naszym organizmie i jakości pracy, a tego przecież nie chcesz. Chyba, że znasz różne sztuczki i metody programowania umysłu, które pozwalają Ci na to z jednoczesnym uczuciem wypoczęcia. Jak to działa w dłuższym okresie? Tego Ci nie powiem.

Wykonuj to samo szybciej i efektywniej

Przechodząc dalej: kiedy ostatnio zastanawiałeś się: czy to, co w danej chwili robisz, jest najbardziej efektywnym wykorzystaniem czasu? Pomyśl o tym, kiedy będziesz miał do wyboru oglądanie telewizji i działanie ku swemu osobistemu sukcesowi. Co przyniesie Ci większe korzyści? (Swoją drogą - pamiętaj, że za sukces zawsze trzeba płacić z góry).

Być może należysz do takich osób, które bez swojego terminarza nigdzie się nie ruszą. Które mają z dokładnością do pięciu minut zaplanowany każdy dzień, spieszą się, nie wyrabiają i narzekają na brak czasu. Bez względu na to, czy jesteś takim człowiekiem, czy nie, przekażę Ci teraz bardzo wartościowy sposób na ustalanie priorytetów - byś wiedział, za jakie zadania wziąć się teraz, a za które później.

Podziel zadania do wykonania na 5 grup:

1. Ważne.
2. Mniej ważne.
3. Zbędne, bez wykonania których obędziesz się.
4. Które możesz zlecić innym.

A później każde w kolejności oznacz kolejnymi literami alfabetu, np. 1A, 1B, 1C, 2A, 3A, 3B… Czyli najważniejsze będzie 1A, a później 1B etc. Oczywiście sam ustalasz Sobie te oznaczenia. Znam zwolenników zapisywania: 1-1, 1-2, 1-3, czy jeszcze inaczej.

Sprawdź jeszcze dziś, jak wiele czasu zaoszczędzisz dzięki tej metodzie :). Zadania z grupy czwartej delegujesz innym. Pytasz się, jak masz to zrobić? Poza takimi sposobami typowo biznesowymi (zatrudnić kogoś), zainteresuj się innymi możliwościami. Barter? Wymiana produktów i usług? Działanie na zasadach banku czasu?

"Ja Ci usmażę naleśniki, a ty zaparzysz mi kawę". W czym się specjalizujesz? Robienie czego przychodzi Ci z łatwością? Pamiętaj, że istnieją inne osoby, które być może nie umieją, nie lubią tego, w czym Ty się doskonalisz. A Ty może nie chcesz zrobić tego, co potrafi ktoś inny? Wymiana! Jak myślisz, ile czasu dzięki temu zaoszczędzisz?

Jak poprawić swoją efektywność tak, by działać znacznie skuteczniej?

O każdej pełnej godzinie spręż się – przez 10 minut staraj się zrobić tak dużo i tak szybko, jak tylko możliwe. Kiedy już się przyzwyczaisz, popatrzysz na Swoje dawne wyniki z lekkim uśmiechem mówiąc: „jakie szczęście, że to minęło…”.

Co jeszcze możesz z tym zrobić? Włącz muzykę, najlepiej dość szybką i taką, jaką lubisz wtedy, kiedy działasz najbardziej efektywnie. Dzięki temu Twój umysł zapamięta ten stan i zacznie kojarzyć go właśnie z DZIAŁANIEM.

I jeszcze jedno. Słyszałeś może o kwadracie Eisenhowera? To jedna z podstawowych taktyk zarządzania czasem, choć według mnie wymaga pewnego sprostowania. Kiedy dzielisz kwadrat (ok, może kwadrat to nie wyszedł) na:

1. Ważne i pilne	2. Ważne i niepilne
3. Nieważne i pilne	4. Nieważne i niepilne

Trójkę i czwórkę najprawdopodobniej możesz Sobie od razu darować, bo nie przyniosą one wymiernych rezultatów. Teraz proszę Cię, skup się na dwójce. (Inaczej tę ćwiartkę nazywamy „the zone”). Co by się stało, gdyby właśnie ona stała się w Twoim przypadku priorytetem?

Skoro jest to ważne i niepilne, to przecież wydaje się, że mógłbyś to odłożyć. Tylko PO CO? To różnie działa na różne osoby, jednak jak robisz coś z zapasem czasu i potrafisz się do tego zmotywować, to unikasz wtedy problemów, zostawiania wszystkiego na ostatnią chwilę.

Być może Ty potrafisz żyć spiesząc się. Jednak wiele projektów wymaga współdziałania i pomocy innych ludzi. W takich przypadkach nie licz, że będą oni działać tak samo szybko jak Ty. Pewnie już tego doświadczyłeś…

Podsumowując: staraj się usunąć pierwszą ćwiartkę - czyli wykonaj ją teraz. Doprowadzić do tego, by w Twoim życiu istniała tylko „the zone”, czyli ważne i niepilne. Byś na wszystko miał czas :).

Działaj i uzyskuj nowe, lepsze rezultaty,
Michał Toczyski

1. Piotr | 22:22 04-09-2009

Jeśli uwzględnić zasadę Pareto i pozbyć się czynności dających małe efekty, a zastąpić takimi, które dają największe, otrzymamy znowu rozkład 80/20.

Umiejętnie delegując mniej efektywne czynności i kolejno powielając, rozwijając najskuteczniejsze, można dojść do bardzo wysokiej skuteczności zagospodarowania czasu.

Optymalnym rozwiązaniem jest, jeśli te 20% związane jest z tworzeniem nowych pomysłów, rozwiązań.

Wtedy możliwy jest nawet międzynarodowy sukces.



Pozdrawiam

Piotr Waydel