iThink.pl - dziennikarstwo i publicystyka

Komunikacja tam opiera się na żywym słowie, ale również na informacji odbieranej z mowy ciała. Informacja nadawana przez żywą istotę zawsze niesie ze sobą obok treści, ładunek (zabarwienie) emocjonalny. Wszystkie emocje są zbudowane ( są mieszanką) pięciu pierwotnych uczuć:
1. szczęścia (zadowolenie, duma, miłość),
2. strachu ( niepokój, obawa, niechęć, wstręt),
3. gniewu ( pogarda, awersja, agresywność),
4. smutku (rezygnacja, nuda, żal),
5. zdziwienia ( zaskoczenie, przestrach, osłupienie).

Dla przykładu, emocje pochodne, to: wina ( strach + gniew), nadzieja (szczęście + strach), gorycz (gniew + smutek), oburzenie ( zdziwienie + strach), tęsknota
( smutek + szczęście), depresja ( gniew + smutek), zazdrość ( gniew + strach) .
Należy szczególną uwagę zwrócić na tzw. umiejętności miękkie, (czyli aspekty psychospołeczne komunikacji) u pracowników, a u kadry kierowniczej powinno być to podstawową cechą.
Zachowanie, które jest obserwowalne, (na które zabiegi komunikacyjne mają wpłynąć) wynika z motywów (determinantów) postępowania.
Patrząc z punktu widzenia socjobiologii, neurofizjologii, człowiek to chemiczno-biologiczna maszyna, działająca wg programu DNA plus hormony (męski testosteron i żeński estrogen) oraz wola, zależna od słabości (upośledzeń) umysłu. Zastanawiając się nad wprowadzeniem harmonii w relacjach wewnętrznych firmy, należy pamiętać o niezaprzeczalnych prawdach, m.in. każda istota żyjąca na Ziemii, poczynając od jednokomórkowców ma swojego naturalnego wroga, który ogranicza jej populację, zachowując równowagę w przyrodzie. Naturalnym wrogiem człowieka jest drugi człowiek, z którym rywalizuje o ograniczone dobra (pożywienie) tworząc „piekło na Ziemii” . Między ludźmi zachodzi walka (relacje) „dobra” i „zła”.
„Dobra”, czyli tego, co w interesie publicznym i „zła”, czyli tego, co partykularne. Interes publiczny rozwinął się na bazie cywilizacji wiedzy racjonalnej, w której króluje nauka oraz bogactwo większości, a nie kilku. Do rozróżniania „dobra” od „zła” służy moralność, która jest wytworem rozumu, nie biologii człowieka
i podtrzymywana jest przez daną kulturę i jej wzorce, czyli cywilizację (np. Zachodu).
Autorzy książki „Płeć mózgu” (Anne Moir, David Jessel) opisują wnioski
z badań, które dowodzą, iż mózg budowany jest pod wpływem hormonów, które mają wpływ na to, jak myślimy, jaki styl kierowania jest nam bliższy, jakie mamy sukcesy. Mózg jest narządem płciowym z odmiennym układem połączeń nerwowych i sprawność w określonej dziedzinie zależy od tego, czy dana funkcja jest w mózgu skupiona czy rozproszona . Osobowość kształtują chemiczne hormony w zależności od ich obecności we właściwym miejscu, czasie i ilości, przez odpowiednie kształtowanie mózgu. Natomiast charakter człowieka, kształtują kontakty społeczne na bazie osobowości.
Problem ten został również przedstawiony w dokumencie filmowym BBC TV, wyemitowanym w programie 1 TVP w dniu 19 listopada 2001r. o godz. 2010 w poniedziałkowym cyklu „Miej oczy szeroko otwarte”.
Motywy biologiczne można pogrupować na dwa czynniki: męski i żeński. Cechy czynnika męskiego: aspołeczny, egoistyczny, aktywny, odważny, niezależny, rywalizujący, indywidualny, testosteron, pewność siebie, wiara w siebie, agresja, gwałtowny testosteron męski – VMT(violent male testosterone), dominujący, ofensywny .
Cechy czynnika żeńskiego: społeczny, altruistyczny, bierny (pasywny), lękliwy, zależny, współpracujący, grupowy, estrogen, niepewny siebie, brak wiary w siebie, łagodny, napięcie menstrualne – PMT(premenstrual tension), uległy, defensywny.

Podobieństwa umysłowe przyciągają się (akceptowana jest tylko różnica fizyczna), dlatego nie ma idealnych pracowników, są tylko idealne dopasowania.

Właściwe dopasowanie partnerów (tak w życiu prywatnym, jak i zawodowym) musi spełniać dwa fundamentalne warunki:

1. warunek konieczny – jednakowy poziom z hierarchii wartości,
2. warunek wystarczający – jednakowy poziom z hierarchii potrzeb.

Hierarchia wartości wg Maxa Scheler’a:

I. Wartości przyjemnościowe, tj. hedonistyczne, (a)
II. Wartości użytecznościowe, tj. utylitarne dobra materialne
III. Wartości witalne, tj. zdrowie i życie
IV. Wartości duchowe, tj. kulturowe
· Grecka triada: 1. Dobro, np. J. Korczak, M. Kolbe
2. Piękno, np. Michał Anioł, Beethoven (b)
3. Prawda, np. Giordano Bruno,
pierwsi chrześcijanie
· Sacrum, tj. Absolut
(a) wartości relatywne, (b) wartości absolutne.

Hierarchia potrzeb wg Abrahama Maslow’a:

I. Potrzeby fizjologiczne (np. głód, pragnienie, prokreacja)
II. Potrzeba bezpieczeństwa (np. pewność, ochrona)
III. Potrzeby społeczne (np. poczucie przynależności)
IV. Potrzeba szacunku i uznania (własna wartość, uznanie, status)
V. Potrzeba samorealizacji (praca nad sobą)

Procesy zaspokajania potrzeb posiadają określone fazy. Pierwsza z nich to stan równowagi, który może być naruszony albo przez bodźce oddziałujące na człowieka bez jego inicjatywy, albo w rezultacie jego aktywności. Faza, w której następuje odebranie bodźców i w ten sposób człowiek zaspokoi lub wygasi określoną potrzebę, to ponowny stan równowagi. Można, więc przyjąć, że odbieranie informacji przez człowieka jest homeostatyczne (samozachowawcze, biologiczne) i prowadzi do stanu równowagi po każdym z niego wytrąceniu. W ten sposób człowiek zapewnia sobie przetrwanie. Zdolność i gotowość jednostki ludzkiej do odbioru informacji nie jest stała, gdyż w dużej mierze zależy od stopnia zaspokojenia jego potrzeb.
W nowocześnie zarządzanym przedsiębiorstwie, gdzie human resources
i public relations są funkcjami zarządzania, obydwa działy muszą ze sobą ściśle współpracować.
Każdego człowieka, (pracownika potencjalnego i rzeczywistego) można sklasyfikować pod względem psychospołecznym i umieścić na macierzy motywów zachowania.
Aby zapewnić sprawną komunikację wewnętrzną w organizacji, zacząć należy od właściwego doboru jej członków, których typy psychospołeczne nie powinny wychodzić poza obręb ćwiartki II na macierzy determinantów, a typy najwyższego kierownictwa powinny być zbliżone do punktu „bohater”. Podstawą istnienia takiej organizacji jest głęboko uświadomiona demokracja i szacunek do drugiego człowieka, na czym oparty jest sens i istota public relations.

Postulowana, więc jest zmiana stylu zarządzania z autokratycznego na styl innowacyjno-partycypacyjny, którego cechą charakterystyczną jest demokracja polegająca głównie na dopuszczeniu pracowników do udziału w procesie podejmowania decyzji. Demokratyzacja przejawia się także bezpośrednim udziałem szeregowych pracowników w wymianie informacji o różnych aspektach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jedną z metod tego zarządzania jest metoda obrad .
Obrady ogólnie polegają na tym, że kierownicy różnych szczebli zarządzania, przed podjęciem decyzji, zasięgają opinii i rad współpracowników. W ostatnich latach wzrosła potrzeba, bezpośredniego komunikowania się ludzi. Aby obrady spełniały swoje zadanie, muszą być dobrze zorganizowane, (co w rzeczywistości nie występuje). Dobra organizacja sprawia, że obrady stają się formą porozumiewania
i wymiany informacji oraz zapewniają udział wszystkich zainteresowanych, zbliżając ich do zamierzonego celu w możliwie najkrótszym czasie. Uczestnicy naradzają się, przekonują, przyjmują wnioski, podejmują decyzje, dążąc cały czas do jednomyślności albo do kompromisu, i to jest istota obrad. Obrady polegają na zespołowej pracy umysłowej. Znane formy obrad, to:
- odprawa ;
- posiedzenie, zebranie ;
- narada, konferencja ;
- zjazd, kongres;

Aby metoda ta prawidłowo funkcjonowała, musi opierać się na zasadach demokratycznych, tj. szacunku do drugiego człowieka, równych szans, interesu publiczności. A prawidłowo mogą ją realizować jedynie członkowie organizacji o asertywnym typie psychospołecznym z II ćwiartki macierzy determinantów. 

„Tylko zarządzanie w dialogu zapewnia motywację, identyfikację, i zwiększenie prestiżu, przez co umożliwia w ostatecznym rachunku zapewnienie przyszłości przedsiębiorstwa” .
Kolejną metodą na usprawnienie komunikacji w sytuacji, gdy kontakt bezpośredni jest kosztowny lub problematyczny, jest tzw. Group-Team Ware, czyli komputerowe wspomaganie pracy zespołów zadaniowych . Gdy w miejsce indywidualnej pracy specjalistów do rozwiązywania ważnych problemów powoływane są zespoły zadaniowe, to nowy jakościowo software pozwala na pracę zespołową bez ruszania się z własnego fotela. Ale co ważniejsze metoda ta określana jest mianem kamienia węgielnego, budulcem, który integruje pracę grupy ludzi i czyni z tej grupy zespół . Jest to danie szansy partycypacji bezpośredniej
w zarządzaniu, szerokie prezentowanie projektów i nazwisk ich autorów, jest zasadniczym instrumentem walki z anonimowością pracownika
i środkiem jego upodmiotowienia, co diametralnie zwiększa satysfakcję
i motywację pracownika.
Szeroko stosowaną metodą usprawniającą komunikację wewnętrzną
w krajach wysoko rozwiniętych jest metoda kół jakości . W Polsce praktycznie nieznana i niestosowana, gdyż powszechnym stylem zarządzania jest archaiczny styl autokratyczny, o mocno zhierarchizowanych strukturach.
Metoda powstała w Japonii po II wojnie światowej. Za najważniejsze zasady budowy kół jakości należy uznać:
- stworzenie możliwości pracy w kołach jakości wszystkim pracownikom komórek organizacyjnych oraz aktywnego ich uczestnictwa,
- udział pracowników w pracy koła jako całkowicie dobrowolny, itd.

Główne korzyści, jakie zostały zaobserwowane w wyniku stosowania metody, to:
- polepszenie się sposobu kierowania ludźmi przez kierowników niższego szczebla,
- zacieśnienie współpracy między kierownictwem a pracownikami,
- ujawnienie się u pracowników sił twórczych i inicjatywy ,

Drugą metodą obok kół jakości, usprawniającą jakość pracy, usług i wyrobów są zespoły twórczego zaangażowania w jakość Donalda Petersena . Jako dyrektor koncernu Forda w U.S.A., zastosował swoją metodę w koncernie
i stwierdził, że przynosi ona korzyści dla menedżerów i firmy jako całości, ale również dla pracowników, gdyż m.in. zwiększa akceptację różnych zmian organizacyjnych, poprawia stosunki międzyludzkie, zwiększa zaufanie do kadry kierowniczej, gruntuje pracę zespołową. Okazuje się jednak, że podstawowym warunkiem osiągania korzyści jest posiadanie przez podwładnych wysokich umiejętności, inteligencji, i profesjonalnych doświadczeń, dzięki którym pracownicy mogą brać udział w procesach podejmowania decyzji. Zarządzanie partycypacyjne w krajach wysoko rozwiniętych preferujące zespołowość przynosi w firmach znaczne efekty. Producent takich samochodów jak „Mercedes”, który uchodzi za najwyższy jakościowo produkt w branży, swój sukces upatruje w wykorzystaniu zespołowych metod rozwiązywania problemów. Dzięki nim w ostatnich latach obniżył straty jakościowe o 0,5% .
Kolejną metodą jest niemiecki „radar personalny” . Wychodzi ona
z założenia, iż ocena kadr powinna obejmować nie tylko pracowników wykonawczych, ale również kadrę kierowniczą. Specyfika tej metody polega na tym, że ocena dokonywana jest przez bezpośrednio podporządkowanych danemu kierownikowi pracowników. Dodatkowym atutem jest przyjęty sposób zespołowego przeprowadzania oceny, co sprzyja obiektywizacji wyrażanych przez podwładnych opinii i stawianych ocen. Ocena kierowników przez podwładnych może być:
- instrumentem wspomagania kierowników przez ich podwładnych,
- czynnikiem scalania jednych i drugich z przedsiębiorstwem,
- czynnikiem wyzwalania inicjatywy,
- elementem systemu kontroli sposobu sprawowania władzy w przedsiębiorstwie,
- czynnikiem wspomagającym wymianę myśli i otwarcia się pracowników na rozwiązywanie problemów,
- elementem rozwoju pracowników, przez dopuszczenie ich do udziału w zarządzaniu,
- formą wspomagania naczelnego kierownictwa w zakresie doboru ludzi na stanowiska kierownicze,
- czynnikiem wpływającym na wzrost zadowolenia z pracy .

Sukces przedsiębiorstwa jest pochodną nie tylko odpowiedniego podejmowania decyzji przez kadrę menedżerską, a w coraz większym stopniu od zaangażowania szeregowych pracowników w pracę, ich kwalifikacji, zespołowości pracy
i właściwego systemu komunikacji. Tworzone są i wdrażane nowe metody organizacji i zarządzania nakierowane na innowacyjność i partycypację pracowników. Jedną z nich jest metoda wewnętrznego marketingu personalnego i w związku z tym, że pracowników traktuje się jako strategiczny zasób firmy, określana jest jako „metoda strategicznego zarządzania kadrami” . Marketing wewnętrzny znajduje się w opozycji do autokratycznych rozwiązań, narzucanych przez dyrekcję lub współdziałających z nią wąską grupą specjalistów. Dlatego jest to wspólny obszar działań public relations i human resources. Menedżerowie tych działów bezwzględnie powinni być członkami zarządu firmy. W nowocześnie zarządzanych firmach, kierownik jest liderem zespołu pozyskującym szacunek pracowników, a nie przełożonym wydającym polecenia. Umiejętności związane
z pracą w zespole, zarządzanie na zasadzie zgody, negocjacje, umiejętności interpersonalne i zdolność do radzenia sobie z wymogami związanymi
z wykonywaniem kilku projektów równocześnie – będą potrzebne dla kierowników sukcesu.
System komunikacji winien rozpowszechniać wśród załogi sukcesy przedsiębiorstwa, elastyczny a zarazem sprawiedliwy (materialny
i niematerialny) system awansów, preferowane w przedsiębiorstwie idee
i wartości (szczególnie rozwój zawodowy) i oczywiście informacje
o kierownictwie. 
Dobrym pomysłem  jest przeprowadzenie zespołowego treningu wrażliwości „Grupa T” (training group) . Jest to sposób podejścia do kształtowania stosunków międzyludzkich, który daje uczestnikom treningu sposobność zdobycia wiedzy o sobie i ich wpływie na innych, a w szczególności możliwość nauki bardziej efektywnego działania w bezpośrednich kontaktach
z innymi ludźmi . Nadawcę i odbiorcę komunikatu stanowią ludzie, można wskazać na cechy, które mogą stanowić bariery sprawnego komunikowania. Wśród nich wyróżnia się percepcję, poziom motywacji i motywy kształtujące zachowanie, osobowość podmiotu, rozwój intelektualny, posiadana wiedzę
i zdobyte doświadczenia, jak również wartości, poglądy, postawy, i przekonania. Ważne staje się zwiększanie otwartości uczestników organizacji poprzez właśnie proponowany trening psychologicznego modyfikowania zachowań . Można wskazać na następujące korzyści wynikające z jej stosowania:
- lepszy poziom przyjmowania wiadomości – dążenie do lepszego zrozumienia innych, pilne słuchanie;
- ułatwienie kontaktów – kooperacja, łatwość „w obejściu”;
- świadomość ludzkiego zachowania – bardziej analityczne podejście do działań innych, czysta percepcja ludzi;
- wrażliwość grupowych zachowań – wyższa świadomość procesów grupowych;
- wrażliwość na uczucia, potrzeby i emocje innych osób;
- akceptacja innych ludzi – wieksza tolerancja, uwaga i cierpliwość;
tolerancyjność na nowe informacje – akceptacja sugestii, niska dogmatyczność .

+

Wspomniany w tekście graf macierzy jest dostepny na str.134 pod linkiem http://www.demaskator.webpark.pl/magisterka.pdf



Artykuł ten jest częścią pracy magisterskiej z 2002 roku, pt. "Komunikacja wewnętrzna jako element public relations, na przykładzie TUiR WARTA SA O/Szczecin" , obronionej na Uniwersytecie Szczecińskim.